Plusieurs membres de votre organisation peuvent avoir à intervenir dans la gestion de staff de votre événement : Qoezion vous permet de donner des droits d'accès à plusieurs utilisateurs pour qu'ils puissent également recruter, planifier, piloter et animer vos équipes à vos côtés !
Pour gérer les utilisateurs avec des droits d'accès spécifiques sur votre événement, rendez-vous dans le menu Paramètres / Utilisateurs
Ajouter un utilisateur
Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur Nouvel utilisateur en haut de la page. Vous pourrez chercher le contact par nom/prénom (s'il est déjà dans votre liste de contacts) ou renseigner son adresse email (pour un nouveau contact) et définir ensuite un ou plusieurs rôles à lui attribuer.
Si l'utilisateur n'est pas inscrit à votre événement en tant qu'équipier, indiquez son adresse mail pour lui envoyer une invitation. L'utilisateur doit se connecter à son compte Qoezion ou en créer un pour accepter l'invitation et devenir utilisateur de l'événement.
Dans votre liste d'utilisateurs, cliquez sur le nom de l'utilisateur ou sur l'icône "plus" (points verticaux) qui apparaît au survol de chaque ligne pour consulter les détails d'un utilisateur, modifier ses droits d'accès ou le supprimer.
Rôles des utilisateurs
Les utilisateurs peuvent avoir un ou plusieurs rôles dans la gestion de l'événement, qui lui donnent des droits d'accès à différentes fonctionnalités :
Administrateur - a accès à toutes les fonctionnalités liées à l'événement.
Recruteur - gère les contacts, accepte/rejette les candidatures. Si ce rôle est limité par groupe d'accès, il ne peut pas modifier les groupes d'accès de chaque équipier.
Gestionnaire planning - gère les activités, les créneaux horaires et les affectations. Si ce rôle est limité par groupe d'accès, il ne peut pas créer ou supprimer des activités, et ne peut pas modifier les groupes d'accès d'une activité.
Gestionnaire émargement - modifie l'état d'émargement des affectations.
Gestionnaire dotations - gère les articles de dotations. Ne peut cependant pas modifier le budget de dotations.
Responsable de la distribution des dotations - peut modifier l'état de distribution des dotations. Ne peut cependant pas créer ou modifier les articles de dotations.
Gestionnaire restauration - gère les repas et options de repas. Ne peut cependant pas modifier le budget de restauration ni le mode d'affichage des repas sur l'espace équipier.
Responsable de la distribution des repas - peut modifier l'état de distribution des repas. Ne peut cependant pas créer ou modifier les repas.
Gestionnaire cartographie - gère la carte d'information de l'événement.
Gestionnaire de messagerie - peut consulter la messagerie et envoyer des messages. Vous pouvez choisir si le gestionnaire de messagerie a également la possibilité d'envoyer des SMS ou pas.
Gestionnaire de localisation - peut gérer les traductions des contenus de l'événement.
Lecture seule - accès en lecture aux contacts et au planning des activités.
Groupes d'accès
Il est possible de limiter les droits d'accès d'un utilisateur seulement aux activités ou contacts rattachés à un groupe d'accès : par exemple, on pourrait imaginer un groupe d'accès activités "Restauration" qui comprend des activités comme "préparation des repas" et "service". Ou encore, un groupe d'accès contact "Lycéens" qui comprend les élèves d'un lycée partenaire.
Pour limiter les droits d'accès d'un utilisateur, sélectionnez les groupes d'accès souhaités.
Créer un groupe d'accès activités
Pour définir des groupes d'accès au niveau des activités :
Rendez-vous sur votre liste d'activités
Sélectionnez toutes les activités faisant partie du groupe que vous souhaitez créer et cliquez sur Mise à jour groupée en bas de la liste
Indiquez le nom du groupe et sélectionnez l'option Ajouter les groupes d'accès
Vous pouvez ajuster le groupe d'accès de chaque activité individuellement dans la page "détails" de chaque activité.
Créer un groupe d'accès contacts
Pour définir des groupes d'accès au niveau des contacts :
Rendez-vous sur votre liste de contacts
Sélectionnez toutes les personnes faisant partie du groupe que vous souhaitez créer et cliquez sur Mise à jour groupée en bas de la liste
Indiquez le nom du groupe et sélectionnez l'option Ajouter les groupes d'accès
Vous pouvez ajuster le groupe d'accès de chaque équipier individuellement dans les paramètres de la fiche contact de chacun.