Dans la fiche contact, les informations concernant chaque personne seront stockées dans différents champs d'information. Qoezion vous propose un certain nombre de champs pré-définis (nom/prénom, date de naissance, adresse...), qui ne peuvent pas être supprimés ni modifiés. Vous pouvez également créer vos propres champs d'information personnalisés.
Pour gérer les champs d'information de vos contacts, rendez-vous dans Paramètres > Information contact.
Pour un aperçu rapide du fonctionnement des champs d'information, consultez le tutoriel vidéo.
Groupes d'information
Pour une meilleure visibilité, les champs d'information sont organisés en groupes. Les champs pré-définis (nom, prénom, etc.) sont affichés dans les groupes Informations Générales et Informations Complémentaires, qui ne peuvent pas être supprimés ni modifiés.
Vous pouvez créer de nouveaux groupes pour organiser vos champs personnalisés. Faites cliquer-glisser les groupes pour changer leur ordre, ainsi que pour déplacer les champs d'information d'un groupe à un autre.
Cliquez sur le nom d'un groupe pour le modifier ou le supprimer.
Si vous supprimez un groupe, toutes les informations qu'il contient seront définitivement supprimées. Cela veut dire que le champ d'information sera supprimé de toutes les fiches contacts, et vous ne pourrez plus récupérer les données qui étaient stockées dans ces champs.
Créer un champ d'information personnalisé
Pour créer un nouveau champ d'information, cliquez sur Ajouter.
Vous pouvez utiliser un champ d'information de votre bibliothèque de champs partagée ou encore créer une nouvelle information.
Lorsque vous créez une nouvelle information, vous devrez choisir le type d'information souhaité, donner un nom à votre nouveau champ et lister les choix proposés le cas échéant.
Le champ d'information doit être rattaché à un groupe (vous pouvez utiliser un groupe existant ou en créer un nouveau).
Enfin, définissez la confidentialité du champ d'information :
Publique : L'information sera visible dans l'espace équipier, qui peut ainsi consulter les réponses qu'il avait donné dans le formulaire d'inscription et vous prévenir en cas de changement.
Privée : L'information n'est pas visible dans l'espace équipier (usage interne à l'organisation)
Pensez à utiliser un nom court et facile à comprendre pour vos champs d'information publics
Lorsque vous créez un nouveau champ d'information, vous pouvez choisir de l'ajouter à votre bibliothèque de champs partagée si vous le souhaitez.
Modifier ou supprimer un champ d'information
Dans Paramètres > Information contact, cliquez sur un champ d'information pour le modifier ou le supprimer.
La suppression d'un champ d'information est définitive. Cela veut dire que le champ d'information sera supprimé de toutes les fiches contacts, et vous ne pourrez plus récupérer les données qui étaient stockées dans ce champ.